Mungkin dari kalian pernah take over sebuah project, dimana kurang puasnya client dengan developer lama dan meminta bantuan anda untuk mengatasi masalahnya tersebut. Salah satunya adalah take over email dari hosting email lama dan dipindah ke hosting email yang baru.
Proses ini cukup memakan waktu, apalagi jika akun emailnya cukup banyak dan besar. Berikut beberapa hal yang perlu disiapkan:
- Quota internet: Anda perlu quota internet yang cukup lumayan, bergantung dari seberapa besar dan banyaknya email yang akan dipindah. Saya pernah memindah ribuan email dengan banyaknya akun ada 7 akun. Cukup merepotkan. Paket malam akan sangat membantu.
- Thunderbird Mail: Saya menggunakan bantuan program email client bernama Thunderbird Mail.
Saya akan menjelaskan flow stepnya dulu sebelum saya akan membeda stepnya satu per satu. Berikut untuk step-by-stepnya:
- Hosting Lama: Login ke Hosting Lama anda dan catat semua email, password, beserta SMPT dan IMAP nya. Ingat IMAP ya, bukan POP3.
- Thunderbird: Login dengan data pada nomor 1 ke Thunderbird Email
- Thunderbird: Buat folder di thunder bird, yang nantinya akan dicopy ke sana.
- Hosting Baru: Login ke Hosting Baru anda, tambahkan add on domain tersebut, setup email-email sesuai dengan informasi nomor 1
- Thunderbird: Buka Thunder bird, hapus semua akun email yang sudah dimasukkan di thunderbird pada langkah ke 2
- Thunderbird: Tambahkan email baru dengan SMPT dan IMAP dari Hostingan Baru(langkah 4)
- Thunderbird: Copykan dari folder yang sudah dibuat(langkah 3) ke masing-masing akun sesuai dengan isi emailnya.
- DNS: Pointing MX DNS ke hosting lama
Itulah langkah-langkah yang harus dilakukan. Baca baik-baik dan persiapkan hal-hal yang harus ada. Penting untuk diingat, jika mereka sangat aktif menggunakan email, maka anda harus benar-benar sangat hati-hati dalam memindahkan. Sebisa mungkin down timenya jangan terlalu lama. Oleh karena itu waktu yang tepat adalah dini hari
#1 Hosting Lama: Login ke Hosting Lama anda dan catat semua email, password, beserta SMPT dan IMAP nya. Ingat IMAP ya, bukan POP3.
Perihal yang perlu dicatat:
- Email, Password
- Incoming Host, Outcoming Host
- SMPT Port
- IMAP Port(Jangan POP3!!!)


#2 Thunderbird: Login dengan data pada nomor 1 ke Thunderbird Email
Tambahkan semua email yang ada di Hosting Lama. Nanti semua email akan muncul disini, sehingga kita punya backup datanya. Setiap kali ada email masuk, akan muncul juga di thunderbirid.
#3 Thunderbird: Buat folder di thunder bird, yang nantinya akan dicopy ke sana.
Buat folder dan subfolder untuk menampung Inbox, Draft, Sent, Archive, dstb. Kadang si pengguna juga membuat folder sendiri. Ini juga harus dibuat juga, sehingga nantinya akan lebih mudah membedakan email ini ada di folder mana.
#4 Hosting Baru: Login ke Hosting Baru anda, tambahkan add on domain tersebut, setup email-email sesuai dengan informasi nomor 1
- Login ke Hosting Baru
- Buat email sesuai seperti Hosting Lama
- Buat password yang sama, supaya pengguna tidak merasakan perbedaannya
#5 Thunderbird: Buka Thunder bird, hapus semua akun email yang sudah dimasukkan di thunderbird pada langkah ke 2
Hapus semua akun email yang sudah ditambahkan sebelumnya. Ingat, yang dihapus adalah akunnya, bukan data emailnya. Penting, jangan sampai salah. Penghapusan akun email pada Thunderbird ini tidak akan membuat akunnya hilang, hanya dihapus di thunderbird, Akun email akan tetap ada di Hosting Lama.
#6 Thunderbird: Tambahkan email baru dengan SMPT dan IMAP dari Hostingan Baru(langkah 4)
Ulangi seperti langka 4, hanya saja sekarang dari Hosting Lama, dimana nantinya data-data dari temporary folder akan dicopy manual ke masing-masing email.
#7 Thunderbird: Copykan dari folder yang sudah dibuat(langkah 3) ke masing-masing akun sesuai dengan isi emailnya.
Copykan semua folder ke tempatnya masing-masing di Hosting Baru Sent ke folder Sent, dst. Sesuaikan dengan akun email masing-masing.
#8 DNS: Pointing MX DNS ke Hosting Baru
Setelah semuanya sudah dilakukan, jangan lupa setting MX DNS nya untuk mengarah ke Hosting Baru.