Ini sering terjadi, saat membuat sebuah sistem baru dari sistem lama yang sudah lama berjalan. Kadang ada satu atau lain hal yang tidak memungkinkan untuk dilakukan, atau bahkan secara flow sudah salah atau kurang efisien.
Disini peran seorang konsultan IT, dimana mereka harus bisa benar-benar menganalisa alur dari awal hingga akhir. Jika kiranya bisa diefisienkan, maka perlu dirubah flow sistemnya.
Pernah suatu kali saya hanya mengubah format Excel dan menjadikan seragam dari beberapa divisi. Dengan hanya menstandart kan urutan kolom dan nama yang dulu memerlukan 4 jam bisa selesai 1 jam saja.
Kenapa bisa begitu?
Efisiensi pada dasarnya adalah menghilangkan proses yang tidak penting. Untuk kasus ini yang dihilangkan adalah Pencarian Nama Kolom, supaya waktu tidak terbuang untuk mencari dan mengisi data sehingga orang lain dapat langsung mengolah data tsb.
Apakah terjadi pertentangan antar orang disana?
Jelas. Ada yang suka dan ada yang tidak, karena ini mengganggu zona nyaman yang sudah lama terbentuk. Oleh karena itu, perlu adanya kerja sama yang baik dengan PIC disana atau siapapun, sehingga perubahan bisa tetap dilakukan. Diperlukan juga kecerdikan seorang IT untuk mengimplementasikan hal tersebut. Kita sebagai IT tidak bisa serta merta langsung full transformasi dihari pertama, ini dipastikan akan kesulitan dipraktekan dilapangan.
Kita perlu implementasi bertahap satu demi satu. Contohnya implementasi master data terlebih dahulu, paling tidak meraka kalau butuh informasi master data tinggal login dan mencarinya disistem. Dengan melakukan secara bertahap, pasti beberapa orang akan merasakan manfaatnya, sehingga ini bisa menularkan energy tersebut ke yang lain.
Perlu diingat, perubahan Excel ini adalah pintu yang menghubungkan dengan sistem yang nantinya akan digunakan. Sehingga jika, dalam kasus ini mereka masih bingung, dipastikan proses kedepannya akan sangat terhambat. Penggunaan excel ini pun juga belum maksimal, penggunaan filter data, pencarian, pengurutan, banyak yang tidak bisa menggunakan. Sehingga excel hanya untuk mencatatan dan menghitung total saja. Padahal, jika menguasai excel, dapat memudahkan banyak pekerjaan.
Proses ini masih poses awal. Masih ada hal-hal lain yang lebih seru daripada ini. Mungkin lain waktu akan saya share bagaimana proses implementasi dari module A sampai Z dengan berbagai kendala yang dihadapi.